Là một người đam mê thời trang, có người mong muốn được trở thành một nhà thiết kế, có người lại yêu thích nghề stylist. Đối với những người khác, sự năng động cùng nhịp độ hối hả của việc tổ chức một sự kiện thời trang là cuộc sống, niềm vui.
Sự kiện Thời Trang không chỉ là các show diễn hay sàn runway mà còn rất nhiều hình thức khác. Trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ chia sẻ về quy trình tổng quan để tổ chức một sự kiện thời trang nói chung.
BƯỚC 1: LÊN Ý TƯỞNG CONCEPT/THEME
Đối với một sự kiện thời trang, việc lên concept và những ý tưởng về nguồn cảm hứng bao trùm là điều cốt lõi không thể thiếu. Cũng như khi thiết kế một bộ sưu tập, bạn cần có thông điệp truyền tải đến công chúng. Việc nghiên cứu concept không chỉ áp dụng với sự kiện thời trang như Fashion Show, dù là các kiểu sự kiện khác như Workshop, Talkshow, Virtual event, Online Exhibition…thì “theme”, tính câu chuyện và tone màu là những nền tảng để phát triển branding. Nếu sự kiện không có concept/theme và những giá trị rõ ràng, sẽ rất khó để thu hút được sự chú ý của đối tượng hướng đến. Việc thiết lập một chủ đề cho sự kiện đồng nghĩa với việc bạn biến sự kiện đó thành một “trải nghiệm”. Từ đó, ta sẽ xác định được các yếu tố khác về không gian, âm thanh, ánh sáng…
Vậy nên, điều bạn cần làm đó là hãy xác định rõ mục đích của sự kiện, bắt đầu thu thập những hình ảnh cảm hứng gần với ý tưởng của bạn nhất để rồi tập hợp lại và xây dựng moodboard, concept board cho sự kiện. Đừng quên “tính cá nhân hoá” khi xây dựng ý tưởng, bởi dù bạn tổ chức một sự kiện của riêng mình hay của riêng một tập thể, bạn luôn cần sự khác biệt để gây ấn tượng với người tham dự hoặc các đối tác kết hợp tổ chức sự kiện (bảo trợ truyền thông, nhà tài trợ)...
BƯỚC 2: XÂY DỰNG MỤC TIÊU & KẾ HOẠCH CHI TIẾT
Nếu lên một BST thời trang cần xác định khách hàng mục tiêu (Target customer), thì việc tổ chức một sự kiện thời trang cũng cần hiểu rõ về khán giả mục tiêu (Target audience). Bạn cần lên chân dung người tham dự (họ là ai? họ đến từ đâu và họ cần gì, phong cách sống của họ là gì?). Từ đó, những chiến lược cụ thể được hình thành trong bản kế hoạch chi tiết. Mình thường xây dựng kế hoạch sự kiện dựa trên những câu hỏi Who - What - Where - How - Why?.
Có rất nhiều yếu tố cần được cân nhắc trong một bản kế hoạch của sự kiện thời trang:
Địa điểm, không gian
Quy mô
Âm thanh, ánh sáng
Runway & set design (nếu là fashion show)
Trang phục/make up
Truyền thông, branding
Các ấn phẩm (catalogue, poster,...)
Packaging
Social media
Phong cách catwalk
Casting
Tổng duyệt
Khách mời/Khách biểu diễn
Nhân sự (các vị trí của BTC)
Behind the scenes
…
Tùy vào kiểu sự kiện, những yếu tố cần cân nhắc sẽ được thay đổi. Nhưng dù ở khía cạnh nào, từng công việc đều cần được chuẩn bị thật kỹ lưỡng và tâm huyết. Bạn nên làm một bản Event Checklist để có thể kiểm soát chặt chẽ mọi thứ hơn nhé!
BƯỚC 3: LÊN HỒ SƠ SỰ KIỆN
Sau khi bạn đã lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết cho sự kiện của mình, bước tiếp theo cần làm là xây dựng Hồ sơ sự kiện (Event Proposal). Mục đích của việc này là để BTC mang bộ hồ sơ đó đi làm việc với các đối tác như cố vấn truyền thông, bảo trợ truyền thông, agency, nhà tài trợ, nhà sản xuất,... Thay vì diễn đạt bằng lời nói về toàn bộ sự kiện của mình, họ cũng cần những hình ảnh trực quan và cách ta sắp xếp ý tưởng để có đánh giá và cái nhìn sâu sắc hết về sự kiện đó.
Đối với mỗi tổ chức/doanh nghiệp thời trang, cách xây dựng hồ sơ sự kiện sẽ khác nhau. Các CLB thời trang thường xây dựng hồ sơ sự kiện dưới dạng Hồ sơ xin tài trợ. Tuy nhiên, những thương hiệu lớn hơn thường có quy trình hơi khác một chút như xây dựng quyển show plan, hồ sơ mời hợp tác và hồ sơ xin tài trợ được phân biệt riêng. Bên cạnh đó, với tuỳ đối tác, họ sẽ xây dựng những bản hồ sơ khác nhau nhằm tạo sự liên kết với từng bên. Ngoài ra, hồ sơ sự kiện cũng là “bộ mặt” của thương hiệu. Khi một đối tác chưa biết rõ về bạn hay tổ chức của bạn, hồ sơ sự kiện cần có cách xây dựng hình ảnh và nội dung mạnh. Đặc biệt, nếu đó là một sự kiện thời trang, hãy đảm bảo có đủ yếu tố thời trang trong đó từ hình ảnh đến cách làm bố cục. Bạn có thể đưa concept board, moodboard của mình vào hồ sơ.
Vậy trong hồ sơ sự kiện thời trang có thể bao gồm những gì?
Thư ngỏ
Giới thiệu chung (about us)
Giới thiệu chương trình/sự kiện
Cảm hứng BST, nguyên liệu sáng tạo (nếu là fashion show)
Bố cục sự kiện, thông tin
Khách mời (đặc biệt nếu là celeb)
Timeline sự kiện
Kế hoạch truyền thông
Kế hoạch tài trợ (nếu là hồ sơ tài trợ).
…
BƯỚC 4: QUẢNG BÁ SỰ KIỆN
Truyền thông hay cách ta quảng bá chương trình là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Các nhà thiết kế hay thương hiệu thường tổ chức fashion show nhằm ra mắt các BST đặc biệt của mình và thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, dù BST đó có đẹp tới đâu nhưng truyền thông không hiệu quả thì cũng khó lòng tạo được tiếng vang.
Vậy làm sao để quảng bá thành công một sự kiện thời trang? Ở bản kế hoạch truyền thông, BTC cần vạch ra phương hướng truyền thông rõ ràng với đối tượng của mình trong từng giai đoạn (tiền sự kiện - trong sự kiện - sau sự kiện). Ở một số thời điểm, truyền thông sẽ cần đẩy mạnh đến đỉnh điểm. Hãy lập nên một timeline cụ thể dành cho các sản phẩm truyền thông thời trang như photoshoot trước show diễn; motion graphic; trailer/teaser;...Bên cạnh đó, hãy lên danh sách celeb, influencers, KOLs để hợp tác và tạo thêm sức ảnh hưởng cho sự kiện. Ngoài ra, chiến lược làm content và các bài đăng trên nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram là điều không thể thiếu và cần được tối ưu hoá. Bạn có thể tạo filter riêng cho sự kiện, hoặc kế hoạch seeding…Hãy áp dụng các mô hình marketing để xây dựng chiến lược truyền thông: SOSTAC, AIDA, 4C, SMART,...
Ngoài ra, hãy lên list những đầu báo/tạp chí bạn có thể mời hợp tác (các tạp chí chuyên môn về thời trang như L’Officiel, Elle, Đẹp, Style Republik…). Đối với một sự kiện thời trang hay nghệ thuật, việc có một Creative Director (Giám Đốc Sáng Tạo) là điều cần thiết. Người đó sẽ định hướng phong cách sáng tạo cho các ấn phẩm truyền thông, branding hay trong quá trình diễn ra sự kiện.
BƯỚC 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Cuối cùng, ngày đáng mong chờ nhất được diễn ra, hay đó chính là ngày tổ chức sự kiện. Vào thời điểm này, BTC đã đi được một chặng đường rất xa và gần như tất cả những gì cần làm lúc này là chuẩn bị một tâm thế thật tốt để sắp xếp sự kiện trơn tru nhất có thể. Thông thường, các sự kiện đều có buổi tổng duyệt/diễn tập trước giờ và đây là khoảng thời gian tương đối vất vả. BTC cần chạy thử chương trình và lường trước được những sự cố có thể diễn ra và lên phương án dự phòng. Đối với một show diễn thời trang, thời điểm tổng duyệt lần cuối trước giờ diễn (tầm 2-3 tiếng) thực sự rất căng thẳng.
Cách đây 3 năm, mình từng gặp sự cố về âm thanh và thậm chí ngay trước giờ diễn nửa tiếng mình mới cắt xong nhạc cùng bộ phận âm thanh. Các vị trí nhân sự trong BTC cần nắm rõ công việc của mình ngày diễn ra sự kiện và thực hiện tốt những gì đã nhận. Đối với sự kiện online cũng vậy, hãy đảm bảo xử lý các vấn đề về kỹ thuật, đường dây kết nối. Nếu là show diễn thời trang, hãy đảm bảo trang phục và phụ kiện được bày sẵn sàng theo set cùng số thứ tự diễn. Những bạn phụ trách quản lý người mẫu/trang phục cần mang theo các công cụ cần thiết như kim chỉ, ghim, bàn là hơi để xử lý các sự cố về trang phục. Đặc biệt, người mẫu cần đảm bảo catwalk khớp nhạc và đúng tinh thần show diễn.
Bằng những trải nghiệm cá nhân của mình trong những lần tổ chức sự kiện thời trang 4 năm vừa qua, trên đây là 5 bước mình có thể tóm gọn lại một cách tổng quan nhất. Bạn có niềm đam mê với lĩnh vực tổ chức sự kiện thời trang không? Hãy chia sẻ cho mình những trải nghiệm của riêng bạn nhé! Mong những thông tin này hữu ích với bạn!