Tiếp nối ở bài viết trước về quy trình tổ chức một sự kiện thời trang, hôm nay mình sẽ đi sâu vào những yếu tố cần chuẩn bị cho một Fashion Show.
Được biết đến như một sân chơi sáng tạo của các nhà thiết kế và cũng là sự kiện đặc trưng của ngành công nghiệp thời trang, một Fashion Show cần được lên kế hoạch như thế nào? Cùng mình tìm hiểu nhé!
1. XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH & TẦM NHÌN
Tại sao bạn lại có một buổi trình diễn thời trang? Khi xác định được mục đích rõ ràng của show diễn, ta có nền tảng và cơ sở vững chắc để thực hiện các quy trình tiếp theo của khâu tổ chức. Bên cạnh đó, việc xác lập một mục đích rõ ràng cũng giúp bạn và tổ chức của bạn tránh được việc đi chệch hướng khỏi những giá trị cốt lõi được xác định từ ban đầu. Dưới đây là một số mục đích mà các thương hiệu/ tổ chức thường hướng đến cho việc xây dựng một Fashion Show:
Ra mắt BST của nhà thiết kế/thương hiệu.
Nâng cao nhận thức về một thương hiệu.
Nâng cao nhận thức về các giá trị về cộng đồng, văn hoá, môi trường hay một vấn đề xã hội cụ thể (tuỳ vào chủ đề BST).
Gây quỹ, mục đích làm từ thiện.
Quảng bá một thương hiệu mới ra mắt.
Tạo mối quan hệ với những nhân vật có tầm ảnh hưởng lĩnh vực thời trang.
Sự kiện thường niên của CLB/doanh nghiệp nhằm lan tỏa niềm đam mê thời trang.
Show diễn tốt nghiệp.
…
Các show diễn thời trang ngày nay không đơn thuần là một sân khấu với ánh đèn và những bộ trang phục bắt mắt. Các nhà thiết kế và các thương hiệu không ngừng đẩy ranh giới của sự sáng tạo với vô vàn ý niệm, mục đích lớn lao. Chính tầm nhìn sâu sắc của show diễn là yếu tố cốt lõi giúp bạn xây dựng nên concept của BST được trình diễn.
2. LÊN Ý TƯỞNG BST/TRANG PHỤC
Trang phục của một show diễn thời trang có thể do cá nhân/tổ chức tự thiết kế hoặc đi quy tụ từ những nhà thiết kế/thương hiệu khác về để trình diễn.
Nếu bạn tổ chức với tư cách là một CLB hoặc một thương hiệu và các bộ trang phục là do chính thành viên của CLB hay chủ thương hiệu thiết kế, tuỳ vào quy mô của show diễn, ta cần lên ý tưởng và concept BST trước đó một khoảng thời gian tương đối dài. Thông thường, một CLB học sinh sẽ cần ít thời gian để chuẩn bị hơn là một doanh nghiệp thời trang đã có vị trí nhất định.
Với trải nghiệm của mình, nếu là một CLB thời trang học sinh, bạn cần chốt ý tưởng về chủ đề BST ít nhất 5-6 tháng trước khi tổ chức. Thời gian còn lại sẽ dành để thiết kế, chọn nguyên vật liệu, chụp photoshoot tiền sự kiện và các hoạt động truyền thông khác. Tuy nhiên, đối với một nhà thiết kế đã có danh tiếng hoặc một thương hiệu thời trang lớn hơn, quá trình lên concept và nghiên cứu, phát triển ý tưởng cần có lẽ cần diễn ra trước đó ít nhất khoảng 6 tháng - 1 năm. Bởi ngoài việc chuẩn bị cho show diễn, thương hiệu đó còn tiến hành những công việc kinh doanh song song và quá trình duyệt mẫu mộc, chỉnh sửa, lên mô hình phụ kiện cũng không hề nhanh như chúng ta thường nghĩ.
Có những nguồn thông tin lại cho rằng chỉ mất 1-4 tháng để chuẩn bị trang phục cho một show diễn thời trang. Có lẽ, tuỳ vào tiềm lực kinh tế, mối quan hệ và điều kiện của từng nơi, mốc thời gian chuẩn bị cho sự kiện cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, chỉ khi thực sự trải nghiệm khâu tổ chức, bạn mới nhận ra có rất nhiều vấn đề phát sinh, đặc biệt trong thời buổi bị cản trở bởi đại dịch bây giờ. Dù là tự thiết kế hay mời các nhà thiết kế, hãy xác định rõ concept/theme của show diễn và lựa chọn những trang phục phù hợp nhất. Hãy cân nhắc đó là một show diễn ready-to-wear hay haute couture và buổi trình diễn đó dành cho mùa nào? Hay bạn muốn show diễn mang tính đa dạng hơn? Hãy xác định những điều này rõ ràng để tạo sự đồng nhất cho sự kiện.
3. DỰ TÍNH NGÂN SÁCH
Quyết định ngân sách là điều không thể thiếu khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào và show diễn thời trang không phải điều ngoại lệ. Đó là một trong những điều đầu tiên cần làm trong danh sách “Fashion Show checklist” của mình. Hãy đặt ra một phạm vi tài chính cho mọi hoạt động của quá trình tổ chức show diễn thời trang. Điều này thuận lợi cho việc phác thảo rõ ràng, chặt chẽ về những gì cần làm khi mời tài trợ và bảo trợ truyền thông, bên cạnh đó là việc sản xuất các sản phẩm truyền thông của show diễn, ấn phẩm như catalogue, poster, backdrop…Tính minh bạch là điều quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, đặc biệt nếu bạn đang gây quỹ cho một tổ chức phi lợi nhuận về thời trang!
Ngoài ra, việc quyết định giá vé cũng là phương tiện để kiếm được lợi nhuận hoặc tiền cho một hoạt động từ thiện. Giá vé cần đủ để trang trải chi phí của buổi trình diễn và đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc quyên góp mong muốn. Vậy một show diễn thời trang cần chi trả cho những gì?
Agency (nếu cần)
Cơ sở vật chất (địa điểm, runway, âm thanh, ánh sáng).
Nhân sự (đạo diễn catwalk, đạo diễn hình ảnh, người mẫu, trang điểm, CTV…)
Sản xuất (dựng mẫu BST, nguyên vật liệu, phụ kiện…).
Truyền thông (photoshoot, vé mời, poster, ấn phẩm BTC, quảng cáo, họp báo…).
Các chi phí phát sinh khác…
4. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM & THỜI GIAN
Địa điểm là phông nền để các nhà thiết kế thể hiện tầm nhìn của họ. Do đó, việc tìm kiếm địa điểm phù hợp là điều vô cùng cần thiết. BST được trình diễn chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất để quyết định địa điểm của fashion show. Điều này được thể hiện thông qua mục đích, chủ đề BST, cũng như tinh thần của show diễn.
Một trong những điều đầu tiên cần xem xét khi chọn một địa điểm đó là kích thước, liệu nó có phù hợp với quy mô của show diễn hay không? Liệu nó có đủ để dàn dựng sàn catwalk như BTC đã lên kế hoạch? Dù là một sự kiện thân mật dành cho 50 người hoặc một sự kiện quy mô lớn được phát sóng trên toàn quốc đều nên đi kèm với một địa điểm tương xứng.
Bên cạnh đó, xác định mốc thời gian tổ chức thực sự rất quan trọng. Đó là yếu tố ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình chuẩn bị show diễn. Nếu mốc thời gian không rõ ràng, các hoạt động từ sản xuất, truyền thông đến mời tài trợ đều trở nên tương đối mông lung và dễ có sự trì hoãn hơn so với việc đã ấn định ngày tổ chức chính thức. Tuy nhiên, với điều kiện đại dịch hiện giờ, chúng ta chỉ có thể tuỳ cơ ứng biến và theo dõi tình hình để tìm ra các phương án hợp lý nhất. Bởi vậy, đó là lý do vì sao rất nhiều show diễn thời trang quốc tế đã chuyển sang hình thức trực tuyến. Tuy tính trải nghiệm không cao bằng, nhưng cũng có rất nhiều sự kiện online bên lề hấp dẫn về thời trang được tổ chức.
5. THIẾT KẾ SÀN RUNWAY & SET DESIGN
Để lên ý tưởng cho sàn diễn thời trang, bạn cần phải phát huy hết khả năng sáng tạo của mình. Ý tưởng của bạn phải phản ánh tầm nhìn của các nhà thiết kế để chủ đề của buổi trình diễn hòa quyện thành một tổng thể hoàn hảo. Set design, hay còn là thiết kế bối cảnh có thể đi theo hướng tối giản với ánh sáng trắng như phần lớn các sàn diễn quốc tế. Nhưng nó cũng có thể được dàn dựng kỳ công tuỳ vào concept của BST. Có rất nhiều cách mà bạn có thể kết hợp các yếu tố khác nhau để tạo ra một buổi trình diễn thời trang lý tưởng và đây là một vài gợi ý để hỗ trợ bạn.
Ánh sáng không được làm thay đổi màu sắc của thiết kế. Có thể cân nhắc sử dụng Gel màu, đèn LED hoặc đèn follow để khiến hiệu ứng buổi diễn thêm thú vị.
Xác định hình dáng sàn catwalk (sàn chữ U, chữ T, chữ X, đường vòng cung, hay đường băng thẳng…).
Backdrop, màn hình LED thể hiện chủ đề của BST hoặc tạo hiệu ứng thị giác.
Chọn nhạc phù hợp tinh thần BST, beat vừa đủ, không quá mạnh.
6. DANH SÁCH KHÁCH MỜI
Một show diễn thời trang không chỉ thành công bởi sự trình diễn xuất sắc của BST mà còn bởi sự hiện diện những “nhân vật” có tầm ảnh hưởng được xuất hiện ở đó. Các buổi trình diễn thời trang là cơ hội vô cùng đáng giá để làm quảng cáo và truyền thông cho thương hiệu/NTK/tổ chức đó.
Ánh sáng ấn tượng, BST độc đáo cùng với sự tham dự của những người nổi tiếng tạo nên tiềm năng và cơ hội để show diễn đó trở nên đáng nhớ với giới truyền thông cũng như lĩnh vực thời trang. Bằng cách mời các chuyên gia trong ngành cũng như những người có ảnh hưởng (micro/marco - influencers, KOLs), bạn có thể xây dựng một mạng lưới truyền thông lớn trong sự kiện trình diễn thời trang của mình. Tuy nhiên, BTC cần nghiên cứu, lựa chọn những người có tầm ảnh hưởng phù hợp với hình ảnh và định hướng nghệ thuật của show diễn để mời tham dự hoặc biểu diễn tại sự kiện. Việc lên trước danh sách khách mời sẽ thuận tiện cho quá trình sắp xếp ghế ngồi (seating plan) tại show diễn. Khách mời vinh dự, khách mời biểu diễn, khách VIP, nhà tài trợ, bảo trợ thường được ngồi ở các hàng ghế đầu tại sự kiện.