Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta có rất nhiều việc cần phải hoàn thành từ học tập, làm việc ở công ty đến đời sống cá nhân. Hoàn thành tất cả những công việc này đúng thời hạn với một năng suất cao là một điều khó khăn đối với hầu hết chúng ta. Bởi lẽ đó, kỹ năng quản lý thời trang trở thành một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần phải có ở bất kể độ tuổi nào. Nó có thể giúp chúng ta tận dụng tối đa mỗi ngày, dẫn đến thành công trong mỗi nhiệm vụ mà chúng ta đảm đương. Bài viết này gợi ý một vài kỹ thuật quản lý thời gian để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Chúng mình cùng tham khảo và thử áp dụng nhé!
1. Đặt những mục tiêu rõ ràng theo hàng tuần, hàng tháng
Việc đặt mục tiêu rõ ràng theo các mốc thời gian khác nhau giúp chúng ta có thêm động lực để hoàn thành cũng như có cơ hội để lường trước, sắp xếp thời gian một cách hợp lý và logic hơn. Nhờ có danh sách mục tiêu sẵn có, chúng ta sẽ có một tâm lý tập trung để hoàn thành một công việc mà không lo lắng ‘Còn việc này chưa làm’, ‘Việc kia không biết có kịp làm trong hôm nay không nhỉ?’. Hơn nữa, bởi áp lực phải hoàn thành các việc đúng thời gian đã đưa ra, chúng ta cũng có thể giảm thiểu được những thứ gây xao nhãng như mạng xã hội, TV hay những lời rủ rê đi chơi không cần thiết.
Trước khi bạn bắt đầu làm công việc trong ngày, hãy viết hết những công việc cần làm ra và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, nhóm chúng theo mức độ quan trọng. Ví dụ, nếu bạn cần hoàn thành một báo cáo cho công việc, đó sẽ là một ‘nhiệm vụ khẩn cấp’. Nếu bạn cần bắt đầu một dự án công việc khác, nhưng thời hạn không phải là hai tuần nữa, đó sẽ là một nhiệm vụ ‘quan trọng, nhưng không khẩn cấp’. Nếu bạn muốn chạy sau giờ làm việc, nhưng nó không quan trọng, đó sẽ là một nhiệm vụ ‘có mức độ ưu tiên thấp’. Một mẹo nữa để có thể đặt mục tiêu một cách hiệu quả, đó là thử áp dụng phương pháp SMART - bao gồm Specific (cụ thể), Measurable (có thể xác định được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp), và Time-bound (có mốc thời gian rõ ràng). Phương pháp này đã được đề cập trong bài 7 Thói quen của người thành công, các bạn hãy tìm và đọc để hiểu thêm về cách thực hiện phương thức thú vị này nhé!
2. Loại bỏ những thứ có thể gây xao nhãng
‘Ting… ting…’. Mỗi khi có tiếng chuông báo của điện thoại, ắt hẳn chúng ta ai cũng đều tò mò ‘chuyện gì đang diễn ra thế nhỉ?’ và sau đó là một quãng thời gian dài từ xem tin nhắn mới đến lướt newfeed rồi xem những video hài nhảm nhí và kết thúc vẫn là những công việc dang dở vẫn chưa được hoàn thành. Viễn cảnh này nghe quen chứ? Mạng xã hội là một công cụ đầy hữu ích cho chúng ta trong việc cập nhật những tin tức mới về thế giới xung quanh và giữ liên lạc với những người mà chúng ta quan tâm. Tuy vậy, đây cũng là một con dao hai lưỡi khi chúng chiếm quá nhiều thời gian của chúng ta với những thông tin toxic, soi mói đời tư của người khác hay những video clip vô thưởng vô phạt sinh ra chỉ để giết thời gian.
Bởi lẽ đó, để làm việc hiệu quả, chúng ta cần phải loại bỏ những thứ có thể gây xao nhãng này để có thể tập trung vào việc cần làm. Trước khi bắt đầu ngồi vào làm việc, chúng ta cần phải bỏ xa điện thoại sang một chỗ khuất xa tầm tay của chúng ta hoặc ít nhất cũng chuyển chúng sang chế độ ‘im lặng’. Nếu công việc của bạn cần dùng tới điện thoại, hãy đảm bảo rằng trong thời gian làm việc thì những ứng dụng như Facebook, Instagram, Tiktok hay Twitter đã được tắt thông báo để tránh những cám dỗ có thể. Hơn nữa, hãy tắt những tab không cần thiết trên trình duyệt web khi dùng xong và đặc biệt là những tab liên quan đến mạng xã hội bạn nhé.
3. Trang trí cho không gian làm việc
Môi trường làm việc có thể giúp chúng ta nâng cao năng suất tổng thể. Không có quy tắc nghiêm ngặt nào về môi trường làm việc, vì vậy hãy chọn những gì phù hợp với tính cách và sở thích của mình. Ví dụ, nếu cái đẹp giúp bạn cảm thấy nhiệt tình và đam mê hơn, hãy lấp đầy không gian làm việc của mình những vật dụng trang trí như một bình hoa thật xinh xắn, những bức tranh truyền cảm hứng, những bức ảnh của những người mình yêu thương hay một chiếc loa phát nhạc đầy năng động. Việc chuẩn bị cho mình một không gian ưa thích sẽ giúp chúng ta có cảm giác hào hứng hơn mỗi khi bước vào. Điều này giúp duy trì công việc và làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, một cách đơn giản hơn để ‘làm đẹp’ cho không gian làm việc của mình chính ra dọn dẹp, sắp xếp lại chúng cho gọn gàng phù hợp với nhu cầu hàng ngày. Hãy tưởng tượng một bàn làm việc của ngập tràn giấy tờ, phong bì, bút và rác, bất cứ ai cũng sẽ dễ bị căng thẳng hoặc mất tập trung! Dọn dẹp không gian làm việc là một phương thức tốt để loại bỏ mọi phiền nhiễu tiềm ẩn. Hãy để những vật dụng thường xuyên cần sử dụng nằm trong tầm với chỗ làm việc của mình, việc này giúp chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho sau này cũng như tránh được sự trì trệ khi lười phải đi tìm đồ đạc hay phải di chuyển quá xa để lấy vật dụng mình cần.
4. Cân bằng thời gian giữa làm việc và nghỉ ngơi
Một người quản lý thời gian giỏi không chỉ là người hoàn thành tất cả mọi công việc trên đời, một người quản lý thời gian giỏi là một người biết cân đối mọi yếu tố trong cuộc sống, trong đó bao gồm cả nghỉ ngơi và giải trí. Trong lúc lên kế hoạch sắp xếp thời gian biểu, đừng quên chừa lại thời gian cho những ‘khoảng lặng’ của bản thân. Con người vốn không phải là một cái máy, chúng ta không thể làm việc cùng một năng suất xuyên suốt một quãng thời gian dài được. Một lịch trình ngủ tốt đảm bảo bạn sẽ thức dậy sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho ngày mới. Để duy trì một lịch trình ngủ, hãy đi ngủ và thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày, kể cả vào cuối tuần. Cơ thể bạn sẽ thích nghi với chu kỳ ngủ / thức, và bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mệt mỏi khi đi ngủ và tràn đầy năng lượng vào buổi sáng. Bởi lẽ đó, việc dành thời gian để nghỉ ngơi là một cơ hội tốt để ‘hồi sức’ và quay lại làm việc hiệu quả hơn. ‘Sức khỏe là vàng!’ Tuy là công việc rất quan trọng, nhưng nếu chúng ta không có sức khoẻ thì cũng không thể tiếp tục đồng hành cùng những công việc trong một quãng đường dài được. Hơn nữa, khi làm việc, chúng ta có đôi phần ‘nghiêm khắc’ với bản thân khi tắt hết mọi trang mạng xã hội đi rồi nên chúng ta cũng xứng đáng được ‘để dành' đôi chút thời gian giải trí một chút, miễn là sự giải trí được ‘kiểm soát' trong một thời gian cho phép để không bị dấn thân vào chúng một cách quá đà.
Nếu đôi lúc bạn thấy công việc bị quá tải và cần thêm thời gian để nghỉ ngơi, hãy đừng ngần ngại nhờ đến sự giúp đỡ của những người bạn của mình trong khả năng của họ. Tuy vậy, hãy bảo đảm rằng bạn ủy thác cho một người đáng tin cậy! Việc bất an liệu người đó có thực sự hoàn thành công việc hay không cũng có thể là một nguyên nhân khiến chúng ta ‘nghỉ ngơi trong lo lắng’ và khiến cho việc nhờ cậy trở nên vô nghĩa. Ủy quyền đôi lúc là một dấu hiệu của trí thông minh, và biết sắp xếp công việc chứ không phải là điểm yếu. Việc chúng ta hoàn thành công việc không kịp thời hạn hay hoàn thành với một chất lượng không tốt có thể ảnh hưởng đến uy tín của chúng ta và thậm chí là của cả một tập thể.
Benjamin Franklin - một chính trị gia, nhà khoa học, nhà văn, thợ in, triết gia, nhà phát minh, nhà hoạt động xã hội, nhà ngoại giao hàng đầu - đã từng nói ‘The lost time is never found again (Thời gian đã đánh mất thì không bao giờ có thể tìm lại được)’. Bởi vậy, chúng ta hãy tận dụng thời gian và sử dụng chúng một cách hợp lý để sau này không hối tiếc bạn nhé!